{"id":2314,"date":"2020-02-17T15:05:45","date_gmt":"2020-02-17T14:05:45","guid":{"rendered":"https:\/\/bluemind.purpl-web.com\/?p=2314"},"modified":"2020-02-17T15:10:12","modified_gmt":"2020-02-17T14:10:12","slug":"quanto-vi-costa-il-servizio-di-posta-elettronica-aziendale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/bluemind.purpl-web.com\/it\/quanto-vi-costa-il-servizio-di-posta-elettronica-aziendale\/","title":{"rendered":"Quanto vi costa il servizio di posta elettronica aziendale?"},"content":{"rendered":"\n

Sapete davvero quanto vi costa il servizio di posta? E se doveste cambiarlo, a cosa stare attenti? Vi diamo le chiavi per valutare al meglio il costo totale delle soluzioni di posta.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

La prevalenza\ndella posta elettronica rispetto a tutti i mezzi di comunicazione aziendale \u00e8\nin aumento e viene costantemente confermata da studi come questo<\/a> pubblicato da Mitel alla fine del 2019). La posta \u00e8 al\ncentro di tutti gli usi digitali (digital workplace, mobilit\u00e0…); \u00e8 l’identit\u00e0\ncon cui accediamo al nostro arsenale digitale.<\/p>\n\n\n\n

Poich\u00e9 \u00e8\nindispensabile e fornisce a tutte le aziende (quasi) senza eccezione, l’e-mail\ndeve essere considerato un servizio critico dell’azienda che deve essere\ndisponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 allo stesso modo dell’elettricit\u00e0 o\ndell’acqua. Come servizio critico, il suo costo deve essere razionalizzato,\nsoprattutto in un momento in cui i budget IT sono bloccati o vengono ridotti.<\/p>\n\n\n\n

\u00c8 qui che entra\nin gioco il TCO<\/a> (costo totale di\npropriet\u00e0). \u00c8 essenziale che i responsabili delle decisioni IT siano in grado\ndi stimare il costo totale di una soluzione di posta aziendale soprattutto durante\nuno studio di migrazione. Vogliamo darvi qualche elemento di valutazione per\nfarlo.<\/p>\n\n\n\n

.<\/span><\/p>\n\n\n\n

Fattori chiave del costo della posta<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Il numero di utenti<\/span><\/em><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Il numero di\nutenti \u00e8 determinante. Che sia on-site o in modalit\u00e0 SaaS, il servizio di posta\nnon coster\u00e0 lo stesso per 50, 500 o 5000 utenti. Il numero di utenti condiziona\nil dimensionamento dell’infrastruttura, dei server, della capacit\u00e0 di storage,\ndelle esigenze di supporto…<\/p>\n\n\n\n

Il costo delle\nsoluzioni aziendali si calcola per utente e per durata nel tempo. <\/strong>Pi\u00f9 sono gli utenti, minore sar\u00e0 il costo unitario.\nAttenzione, la distribuzione geografica degli utenti o la variet\u00e0 di scenari di\nutilizzo (coesistenza di prodotti diversi, con configurazioni diverse) pu\u00f2 influire\nsui costi.<\/p>\n\n\n\n

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Onsite, SaaS o Misto?<\/span><\/em><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Il funzionamento\ndei server di posta elettronica interni (in locale) offre un migliore\ncontrollo, una personalizzazione pi\u00f9 accurata e una maggiore capacit\u00e0 di\nintegrazione con l’IS:<\/strong> l’infrastruttura\nviene gestita direttamente. Ma questo richiede di avere personale IT competente\nin loco e di possedere fisicamente l’infrastruttura, il che ha un costo.<\/p>\n\n\n\n

Un servizio di posta\nin modalit\u00e0 SaaS offre anch\u2019esso dei vantaggi, soprattutto per le piccole e\nmedie imprese che non dispongono dell’infrastruttura o delle risorse per\nmantenerla. La modalit\u00e0 <\/strong>SaaS<\/strong><\/a> consente di non\npreoccuparsi di installazione e manutenzione, e soprattutto di trasferire parte\ndei costi dagli investimenti al budget operativo.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

In modalit\u00e0 \u201chosted\u201d,\na seconda delle dimensioni dell’azienda e della quantit\u00e0 di spazio di\narchiviazione della posta necessaria, si dovr\u00e0 scegliere tra hosting\ncondiviso e hosting dedicato.<\/strong>  Molte piccole imprese iniziano con\nl’hosting condiviso – dove il server fisico \u00e8 ospita pi\u00f9 utilizzatori – perch\u00e9\n\u00e8 pi\u00f9 conveniente e offre tutti i vantaggi dei servizi di hosting: sicurezza,\naffidabilit\u00e0 e privacy. Quando questo spazio server condiviso non \u00e8 pi\u00f9\nsufficiente, le aziende possono passare a server di posta elettronica dedicati\nche spesso offrono una maggiore personalizzazione.<\/p>\n\n\n\n

In breve,\nOspitato, Onsite o Misto, tutto dipende dalle competenze interne ed esterne\ne dalle vostre esigenze!<\/strong>  Per scoprire cosa sia meglio, \u00e8 necessario\nconsiderare non solo il costo dell’infrastruttura, ma anche gli aspetti di\nsicurezza e la competenza necessaria per farla funzionare.<\/p>\n\n\n\n

Necessit\u00e0 di manodopera<\/span><\/em><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Questo punto\ndipende molto dal precedente! La scelta di una soluzione ospitata, locale o\nmista influir\u00e0 direttamente (e fortemente) sui costi del lavoro. Questo \u00e8 uno\ndei costi pi\u00f9 importanti ma anche il pi\u00f9 facile da valutare, in termini di giorni\/uomo\ndedicati all’installazione e alla manutenzione della soluzione.<\/p>\n\n\n\n

Si pone anche la\nquestione della manutenzione e del supporto:<\/strong> chi provveder\u00e0 al supporto di primo\nlivello, quali dovranno essere la sua disponibilit\u00e0 e il suo campo di\ncompetenza, quando si passa a terzi?<\/p>\n\n\n\n

Un’altra\nquestione legata al lavoro \u00e8 l’amministrazione!<\/strong>  In SaaS o in\nlocale si dovranno gestire gli account, il ciclo di vita dei dati,\nl’organizzazione generale (gruppi, risorse, strutture, condivisioni…), la\ngestione del parco clienti (vedi punto “resistenza al cambiamento”)<\/em> … Si dovranno prevedere questi costi nel budget di\nposta elettronica.<\/p>\n\n\n\n

Gestione della mobilit\u00e0<\/span><\/em><\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Photo by <\/sup>bruce mars <\/sup><\/strong><\/a>from <\/sup>Pexels<\/sup><\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n

Come confermato\nda un recente\nsondaggio condotto da Statista, <\/a>la posta \u00e8 una delle applicazioni pi\u00f9 popolari per i\ndispositivi mobili<\/strong> nella maggior parte delle aziende. A seconda del flusso di lavoro, dei processi\naziendali e della criticit\u00e0 della posta elettronica nell’organizzazione, \u00e8\nessenziale renderlo un punto chiave nella scelta di una soluzione di posta elettronica.<\/p>\n\n\n\n

La soluzione scelta\nconsente di utilizzare le app standard disponibili sui dispositivi mobili?\nOffre un proprio client di messaggistica mobile dedicato? Se ha un proprio\nclient, quali sistemi operativi e dispositivi mobili supporta? Quali modalit\u00e0\nper gli aggiornamenti? Sono automatici?<\/p>\n\n\n\n

Caratteristiche<\/em><\/span><\/h3>\n\n\n\n

Ovviamente il\nprezzo \u00e8 condizionato dalle funzionalit\u00e0 del prodotto. Questo dipende dalle esigenze;<\/strong> se si inviano regolarmente file di grandi dimensioni, si\nporr\u00e0 la questione delle capacit\u00e0 di archiviazione, della possibilit\u00e0 di  scollegare allegati pesanti<\/a> o\ndi un drive, ad esempio.<\/p>\n\n\n\n

Dalla posta pura\ne semplice  alla stazione di lavoro digitale,<\/a> verificate col futuro\nfornitore le funzionalit\u00e0 native del<\/strong> prodotto… e come incorporarne di nuove!<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Estensione e apertura<\/span><\/em><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Spesso \u00e8\nnecessario che la soluzione di posta interagisca con altre funzioni del SI. Calendari\ne software di gestione delle ferie, ERP, contatti e CRM sono alcune delle\ninterazioni che incontriamo pi\u00f9 spesso, ma possono anche essere molto pi\u00f9\ncomplesse, a seconda delle esigenze aziendali.<\/p>\n\n\n\n

\u00c8 importante\ndefinire le interazioni software necessarie subito per l\u2019attivit\u00e0\ndell\u2019azienda <\/strong>e quelle che potrebbe svilupparsi\nin futuro. La soluzione di posta elettronica presa in considerazione \u00e8\nespandibile tramite plugin? Propone delle  API?<\/a>   Per quale perimetro funzionale (dati di posta\nelettronica, calendari, contatti, … le informazioni di sistema quali utenti,\ngruppi, risorse, condivisioni, diritti, parametri)?<\/p>\n\n\n\n

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Attenzione ai costi nascosti!<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Photo from<\/sup> https:\/\/schoolsweek.co.uk\/<\/sup><\/a><\/p>\n\n\n\n

Migrazione dal sistema di partenza<\/span><\/em><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Esistono molti\nmodi per eseguire la migrazione delle cassette postali da un sistema all’altro\na seconda del nuovo, ma anche del precedente sistema di posta elettronica.\nAlcune soluzioni \u2013 pi\u00f9 antiche o poco aperte – possono costare care quando si\npassa a un nuovo sistema, a seconda della facilit\u00e0 di accesso ai dati<\/strong> e della competenza del team interno o del fornitore sulla vecchia soluzione<\/strong>. L’accesso \u00e8 standard (protocolli iMAP, formati\nICS…)? Ci sono API per accedere a e-mail, calendari, contatti, impostazioni,\necc.?<\/p>\n\n\n\n

Pi\u00f9 la soluzione\nsi baser\u00e0 su protocolli e formati standard<\/strong> (come BlueMind)<\/a> meno costosa e complicata sar\u00e0 la migrazione.<\/p>\n\n\n\n

In modalit\u00e0 hosting<\/strong> non \u00e8 sempre facile avere accesso completo e agevole\nai dati, il che pu\u00f2 costituire un ostacolo alla migrazione verso una nuova\nsoluzione (Quale livello di accesso ai dati? \u00c8 disponibile un account\namministratore che consenta l’accesso a tutti i dati?).<\/p>\n\n\n\n

\u00c8 quindi\nimportante prendere in considerazione la questione reversibilit\u00e0 del servizio<\/strong>\nquando si sceglie una soluzione per evitare spiacevoli sorprese.<\/p>\n\n\n\n

Sicurezza dei dati<\/span><\/em><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Le vulnerabilit\u00e0\ndi sicurezza possono essere molto costose ed \u00e8 importante sapere come vengono\ngestiti i dati. In primo luogo, sapere dove e da chi sono ospitati <\/strong>offre\ninformazioni preziose.  Ad esempio, anche se un’azienda statunitense\nospita i dati in Europa, sarai soggetto al Cloud Act<\/a> e quindi alla legge\nstatunitense e non a quella francese.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Se si \u00e8 scelto\ndi integrare pi\u00f9 strumenti \u2013 per esempio collegando i messaggi di posta con il\nCRM \u2013 si espongono le e-mail al data mining dall’applicazione terza o a\neventuali violazioni dei dati causate da tale servizio.<\/strong>  <\/p>\n\n\n\n

Per quanto\nriguarda la sicurezza quotidiana, <\/strong>la posta elettronica \u00e8 la prima\nfonte di attacco malevolo<\/strong> (soprattutto phishing). Il contraltare della gloria\ndal momento che \u00e8 di gran lunga il primo mezzo di comunicazione in azienda!<\/p>\n\n\n\n

In modalit\u00e0 SaaS\nsi dipender\u00e0 dalle garanzie di sicurezza del provider, va scelto accuratamente.\nIn modalit\u00e0 Onsite non trascurare questo punto nella definizione del progetto:\ninstallazione protetta da un firewall, configurazione di bridge (inoltri di\nposta) che proteggano la piattaforma che non deve essere accessibile direttamente,\necc.<\/p>\n\n\n\n

Tempi di indisponibilit\u00e0<\/span><\/em><\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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In realt\u00e0 non verr\u00e0\nintaccato il conto bancario per coprirlo, ma la perdita di produttivit\u00e0 \u00e8 un\ncosto reale<\/strong> nel momento in\ncui le piattaforme di posta si fermano e\/o richiedono tempo del servizio IT per\nripararle urgentemente.<\/p>\n\n\n\n

Poich\u00e9 molte\naziende dipendono dalla posta per quasi ogni aspetto della loro produttivit\u00e0, i\ntempi di inattivit\u00e0 del server sono un problema molto serio: i tuoi agenti non\npossono pi\u00f9 inviare ordini di acquisto e fatture, i clienti non ottengono\nrisposte, non \u00e8 pi\u00f9 possibile utilizzare il calendario per fissare degli\nappuntamenti… La disponibilit\u00e0<\/strong> deve quindi essere presa in considerazione nel calcolo\ndel costo totale del servizio di posta.<\/p>\n\n\n\n

Sovranit\u00e0 digitale, lock-in e reversibilit\u00e0<\/span><\/em><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Le strategie di lock-in<\/a> di alcuni (i maggiori) produttori sono di ben note: la\nsoluzione software di un fornitore \u00e8 compatibile solo con altri software dello\nstesso fornitore, richiedendo cos\u00ec\ndi appoggiarsi completamente alla stessa azienda.<\/strong>  Una volta deciso,\nsi dipender\u00e0 cos\u00ec tanto da una singola azienda per i suoi prodotti e servizi\nche non sar\u00e0 possibile cambiarli senza affrontare una piccola rivoluzione e senza\nche ci\u00f2 non comporti costi significativi (reali o percepiti).<\/p>\n\n\n\n

Queste strategie\nminacciano la sovranit\u00e0 digitale.<\/strong>  Questo concetto copre diversi aspetti,\ntra cui non solo il controllo totale dei dati (discusso nel punto di sicurezza)\nma anche il controllo tecnologico e finanziario. Una volta “bloccati”\nsu una soluzione, si \u00e8 tecnologicamente\ndipendenti <\/strong>dalle sue scelte ed evoluzioni. Ad esempio, si sar\u00e0 direttamente coinvolti\ndall’obsolescenza programmata del software: interruzione del supporto o\ncompatibilit\u00e0 con le versioni pi\u00f9 recenti per forzare l\u2019aggiornamento di\nversione.<\/p>\n\n\n\n

Inoltre dipendenza\nfinanziaria<\/strong>, perch\u00e9 si subisce la politica dei prezzi del fornitore. I CIO\ndelle grandi societ\u00e0 francesi si sono gi\u00e0 attivati\nsu questo argomento attraverso CIGREF<\/a>, denunciando “una<\/em> <\/em>traiettoria economica insostenibile imposta dai principali produttori e\nattori del cloud”,<\/em>nonch\u00e9 “il<\/em> <\/em>modello di business del contratto di supporto\n(ricalcolato, in caso di diminuzione del numero di licenze, per rimanere a\ncosti costanti), i pacchetti di offerte, l’applicazione di aumenti in caso di\nriduzione del volume di abbonamenti o di licenze,<\/em> nonch\u00e9 mancanza di ascolto o indisponibilit\u00e0 a\nnegoziare.<\/p>\n\n\n\n

Uno dei punti\nchiave da considerare perch\u00e9 pu\u00f2 far aumentare rapidamente il totale del conto\n\u00e8 quindi il grado di controllo che si manterr\u00e0, <\/strong>la possibilit\u00e0 di negoziare\ncon il fornitore e la possibilit\u00e0 di cambiare nuovamente soluzione\n(reversibilit\u00e0).<\/p>\n\n\n\n

Resistenza al cambiamento<\/span><\/em><\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Ecco un grande buco\nnero che pu\u00f2 appesantire notevolmente il conto! La posta \u00e8 uno strumento\nguidato non dalla tecnologia, ma dall’uso:<\/strong> le abitudini degli utenti pesano moltissimo nella\nscelta di una soluzione. Dirigenti e responsabili IT vorrebbero pi\u00f9\npatriottismo economico, migliore sicurezza e controllo dei loro dati di posta e\nriduzione dei costi.  Eppure la paura di far cambiare agli utenti\nabitudini molto radicate (un quadro utilizza la sua e-mail in media 5 ore al giorno!) <\/a>\u00e8 molto spesso il fattore che prevale e impone la scelta\n… Non si pu\u00f2 rischiare la riduzione della produttivit\u00e0 perch\u00e9 i\ndipendenti rifiutano il sistema di posta, lo sviluppo di un IT ombra o che non\nsi riesca a trovare il tempo di una formazione generalizzata.<\/p>\n\n\n\n

BlueMind \u00e8 stato\nprogettato con un approccio incentrato sull’utente e multipiattaforma <\/strong>per\npermettere di eliminare questo ostacolo. BlueMind \u00e8 l’unica soluzione nativamente compatibile con Outlook<\/a> e offre il miglior supporto per Thunderbird<\/a><\/p>\n\n\n\n

In pratica, se\nuna parte degli utenti \u00e8 abituata a utilizzata Outlook e l’altra Thunderbird, \u00e8\npossibile supportare entrambi i client sulla stessa installazione <\/strong>beneficiando\ndi tutte le funzionalit\u00e0 collaborative e condivise. La transizione a un nuovo\nserver di posta elettronica diventa pi\u00f9 trasparente per l’utente e la scelta\ndei metodi di accesso alla posta elettronica pu\u00f2 evolvere pi\u00f9 semplicemente nel\ntempo.<\/p>\n\n\n\n

Con l’esplosione\ndel telelavoro e della mobilit\u00e0 in generale, si moltiplicano i casi di usi\ndiversi: per lo stesso indirizzo e-mail si usa Outlook in ufficio, lo\nsmartphone in movimento e una webmail a casa. Inoltre, sempre pi\u00f9\norganizzazioni scelgono di avere un client SW (o una combinazione di pi\u00f9\nclient) in attesa di effettuare una transizione a una webmail.<\/p>\n\n\n\n

Nella scelta di\nuna nuova soluzione, si dovr\u00e0 prendere in considerazione questo rischio e valutarlo:\nil mio fornitore pu\u00f2 garantire il rispetto delle abitudini degli utenti?<\/p>\n\n\n\n

Qualit\u00e0 e sostenibilit\u00e0 dell’editore<\/span><\/em><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Quando si\nsceglie un servizio di posta per uso professionale, il “chi” \u00e8\naltrettanto importante del “cosa”. E\u2019 importante scegliere un’azienda\ndi ci si pu\u00f2 fidare, con comprovata esperienza nella fornitura di servizi di\nposta<\/strong>. Pi\u00f9\nprecisamente, cercare un fornitore che garantisca disponibilit\u00e0, affidabilit\u00e0 e\nsicurezza, nonch\u00e9 forti competenze nella migrazione dei dati e nella gestione\ndelle migrazioni. Alcuni produttori consentono inoltre di interagire per<\/strong> contribuire\nall’evoluzione della soluzione<\/strong><\/a> e quindi partecipare alla roadmap del prodotto. <\/p>\n\n\n\n

.<\/span><\/p>\n\n\n\n

Infine…<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

\u00c8 sempre\nallettante scegliere la soluzione pi\u00f9 economica, ma la criticit\u00e0 della posta\nrichiede di tenere conto di moltissimi parametri, funzioni e qualit\u00e0 di\nfunzionamento.<\/p>\n\n\n\n

Utenti, clienti\ne il cuore stesso dell\u2019azienda ne dipendono tutti in qualche modo.<\/strong>  \u00c8 necessario\nindividuare questi modi, valutarli e quindi scegliere un servizio che li\nsoddisfi o li migliori. Ci\u00f2 richiede tempo, discussioni con il personale IT e\nun po’ di ricerca; questi sono passi che non si dovrebbe saltare a rischio di\npagarne il prezzo pi\u00f9 tardi.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure><\/div>\n\n\n\n

Photo by\nSkitterphoto from Pexels<\/sup><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Sapete davvero quanto vi costa il servizio di posta? E se doveste cambiarlo, a cosa stare attenti? Vi diamo le chiavi per valutare al meglio il costo totale delle soluzioni di posta. 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